CONSOLIDACION

Consolide por posición

1. Configure los datos que se van a consolidar en cada una de las hojas de cálculo independientes.

Cómo configurar los datos

• Asegúrese de que cada rango de datos está en formato de lista (lista: serie de filas que contienen datos relacionados o serie de filas que designa para que funcionen como hojas de datos mediante el comando Crear lista.): cada columna tiene un rótulo en la primera fila, contiene hechos similares y no tiene filas o columnas en blanco.
• Coloque cada rango en una hoja de cálculo diferente. No ponga ningún rango en la hoja de cálculo donde vaya a colocar la consolidación.
• Asegúrese de que cada rango tiene el mismo diseño.
• Asigne un nombre a cada rango: seleccione todo el rango y, luego, en la ficha Fórmulas, en el grupo Celdas con nombre, haga clic en la flecha situada junto a Asignar nombre a un rango y escriba un nombre para el rango en el cuadro Nombre.

2. Haga clic en la celda superior izquierda del área donde desee que aparezcan los datos consolidados en la hoja de cálculo maestra.

 Nota    Asegúrese de dejar suficientes celdas a la derecha y por debajo de esta celda para los datos de consolidación. El comando Consolidar rellena el área según proceda.

3. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Consolidar.

4. En el cuadro Función, haga clic en la función de resumen (función de resumen: tipo de cálculo que combina datos de origen en un informe de tabla dinámica o una tabla de consolidación, o cuando se insertan subtotales automáticos en una lista o base de datos. Algunos ejemplos de funciones de resumen son: Sumar, Contar y Promedio.) que desea que utilice Microsoft Office Excel para consolidar los datos.
5. Si la hoja de cálculo se encuentra en otro libro, haga clic en Examinar para buscar el archivo y, a continuación, haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Examinar.

La ruta de acceso del archivo se escribe en el cuadro Referencia seguido de un signo de exclamación.

6. Escriba el nombre que le asignó al rango y, a continuación, haga clic en Agregar. Repita este paso para cada rango.
7. Decida cómo desea actualizar la consolidación. Siga uno de los procedimientos siguientes:
   • Para configurar la consolidación de manera que se actualice automáticamente cuando cambien los datos de origen, active la casilla de verificación Crear vínculos con los datos de origen.

 Importante   Solamente puede activar esta casilla de verificación si la hoja de cálculo se encuentra en otro libro. Cuando active esta casilla de verificación ya no podrá cambiar las celdas y los rangos que se incluyen en la consolidación.

• Para configurar la consolidación de modo que puede actualizarla manualmente cambiando las celdas y los rangos incluidos, desactive la casilla de verificación Crear vínculos con los datos de origen.

8. Deje en blanco las casillas de Usar rótulos en. Excel no copia los rótulos de fila o columna de los rangos de origen a la consolidación. Si desea rótulos para los datos consolidados, cópielos de uno de los rangos de origen o introdúzcalos manualmente.

Consolide por categorías

1. Configure los datos que se van a consolidar en cada una de las hojas de cálculo independientes.

Cómo configurar los datos

• Asegúrese de que cada rango de datos está en formato de lista (lista: serie de filas que contienen datos relacionados o serie de filas que designa para que funcionen como hojas de datos mediante el comando Crear lista.): cada columna tiene un rótulo en la primera fila, contiene hechos similares y no tiene filas o columnas en blanco.
• Coloque cada rango en una hoja de cálculo diferente. No ponga ningún rango en la hoja de cálculo donde vaya a colocar la consolidación.
• Asegúrese de especificar rótulos de categoría exactamente iguales, incluidas mayúsculas y minúsculas, en todas las áreas de origen. Por ejemplo, los rótulos Prom. anual y Promedio anual son diferentes y no se consolidarán.
• Asigne un nombre a cada rango: seleccione todo el rango y, luego, en la ficha Fórmulas, en el grupo Celdas con nombre, haga clic en la flecha situada junto a Asignar nombre a un rango y escriba un nombre para el rango en el cuadro Nombre.

2. Haga clic en la celda superior izquierda del área donde desee que aparezcan los datos consolidados en la hoja de cálculo maestra.

 Nota    Asegúrese de dejar suficientes celdas a la derecha y por debajo de esta celda para los datos de consolidación. El comando Consolidar rellena el área según proceda.

3. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Consolidar.

4. En el cuadro Función, haga clic en la función de resumen (función de resumen: tipo de cálculo que combina datos de origen en un informe de tabla dinámica o una tabla de consolidación, o cuando se insertan subtotales automáticos en una lista o base de datos. Algunos ejemplos de funciones de resumen son: Sumar, Contar y Promedio.) que desea que utilice Excel para consolidar los datos.
5. Si la hoja de cálculo se encuentra en otro libro, haga clic en Examinar para buscar el archivo y, a continuación, haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Examinar.

La ruta de acceso del archivo se escribe en el cuadro Referencia seguido de un signo de exclamación.

6. Escriba el nombre que le asignó al rango y, a continuación, haga clic en Agregar. Repita este paso para cada rango.
7. Decida cómo desea actualizar la consolidación. Siga uno de los procedimientos siguientes:
   • Para configurar la consolidación de manera que se actualice automáticamente cuando cambien los datos de origen, active la casilla de verificación Crear vínculos con los datos de origen.

 Importante   Solamente puede activar esta casilla de verificación si la hoja de cálculo se encuentra en otro libro. Cuando active esta casilla de verificación ya no podrá cambiar las celdas y los rangos que se incluyen en la consolidación.

• Para configurar la consolidación de modo que puede actualizarla manualmente cambiando las celdas y los rangos incluidos, desactive la casilla de verificación Crear vínculos con los datos de origen.

8. Active las casillas de verificación de Usar rótulos en que indican donde se encuentran los rótulos en los rangos de origen, que puede ser: la Fila superior, la Columna izquierda o ambas.

 Notas 

• Los rótulos que no coincidan con los de las otras áreas de origen producirán filas o columnas independientes en la consolidación.
  Asegúrese de que las categorías que no desee consolidar tienen rótulos únicos que aparecen solamente en un rango de origen.

REFLEXION:

La consolidacion  es el metodo mas flexible. Es crear formulas que hagan referencia a las celdas de cada rango de datos,estos valores de varios rangos de datos se combinan. Hay varias formas de consolidar, pero las principales o las que mas se utilizan son la de categoria y posición:
Consolidar los datos por posición: Es cuando los datos de todas las áreas se organicen en un orden y una ubicación idénticos.
Consolidar los datos por categorías:Este método combina los datos que tienen rótulos coincidentes en cada hoja de cálculo.
En conclusión la consolidación nos sirve para organizar y combinar datos refentes a un rango de manera facil y rapida. Utilizando formulas para lograr lo requirido.

SUBTOTALES

Subtotales

Microsoft Excel puede calcular automáticamente valores de subtotales y de totales generales en una lista. Cuando se insertan subtotales automáticos, Excel esquematiza la lista para que se puedan mostrar y ocultar las filas de detalle de cada subtotal. Columna cuyos subtotales se desea calcularSubtotales

Para insertar subtotales, primero se ordena la lista para agrupar las filas cuyos subtotales se desea calcular. Después pueden calcularse los subtotales de cualquier columna que contenga números.
Si los datos no están organizados en una lista, o si sólo necesita un total, puede utilizar Autosuma en lugar de subtotales automáticos.

 Cómo se calculan los subtotales
Excel calcula los subtotales con una función de resumen, como Suma o Promedio. Puede mostrar subtotales en una lista con más de un tipo de cálculo a la vez.

Totales generales
Los valores del total general se obtienen a partir de los datos de detalle y no de los valores de las filas de subtotales. Por ejemplo, si se utiliza la función de resumen Promedio, la fila Total general mostrará el promedio de todas las filas de detalle de la lista y no el promedio de los valores de las filas de subtotales.
Actualización automática: Excel actualizará automáticamente los subtotales y el total general cuando se modifiquen los datos de detalle.

 Subtotales anidados
Puede insertar subtotales de grupos más pequeños en los grupos de subtotales existentes. En el ejemplo a continuación, los subtotales de cada deporte están en una lista que ya tiene subtotales para cada región.
 Subtotales exteriores
Antes de insertar los subtotales anidados, compruebe que ha ordenado la lista por todas las columnas para las que desea los valores subtotales de manera que las filas cuyos subtotales desea estén agrupadas.

Insertar subtotales individuales

1. Asegúrese de que los datos cuyos subtotales desea calcular están en el siguiente formato: cada columna tiene un rótulo en la primera fila, contiene hechos similares y no hay filas ni columnas en blanco en el rango.
2. Haga clic en una celda de la columna cuyos subtotales se desea calcular. En el ejemplo anterior, haría clic en una celda de la columna Deporte, columna B.
3. Haga clic en Orden ascendente o en Orden descendente.
4. En el menú Datos, haga clic en Subtotales.
5. En el cuadro Para cada cambio en, haga clic en la columna cuyos subtotales desee calcular. En el ejemplo anterior, haría clic en la columna Deporte.
6. En el cuadro Usar función, haga clic en la función de resumen (función de resumen: tipo de cálculo que combina datos de origen en un informe de tabla dinámica o una tabla de consolidación, o cuando se insertan subtotales automáticos en una lista o base de datos. Algunos ejemplos de funciones de resumen son: Sumar, Contar y Promedio.) que desee utilizar para calcular los subtotales.
7. En el cuadro Agregar subtotal a, active la casilla de verificación de cada columna que contenga valores cuyos subtotales desee calcular. En el ejemplo anterior, seleccionaría la columna Ventas.
8. Si desea un salto de página automático después de cada subtotal, active la casilla de verificación Salto de página entre grupos.
9. Si desea que los subtotales aparezcan encima de las filas cuyos subtotales se han calculado en lugar de que aparezcan debajo, desactive la casilla de verificación Resumen debajo de los datos.
10. Haga clic en Aceptar.

Nota  Puede utilizar de nuevo el comando Subtotales para agregar más subtotales con diferentes funciones de resumen. Para evitar que se sobrescriban los subtotales existentes, desactive la casilla de verificación Reemplazar subtotales actuales.
Sugerencia
Para mostrar un resumen solamente de los subtotales y de los totales generales, haga clic en los símbolos de esquema que aparecen junto a los números de fila. Utilice los símbolos y par a mostrar u ocultar las filas de detalle de los subtotales individuales.

Insertar subtotales anidados

1. Subtotales exteriores
2. Subtotales anidados
3. Asegúrese de que los datos cuyos subtotales desea calcular están en el siguiente formato: cada columna tiene un rótulo en la primera fila, contiene hechos similares y no hay filas ni columnas en blanco en el rango.
4. Ordene el rango por varias columnas, ordenando primero por la columna de subtotales exteriores, después por la siguiente columna interior de los subtotales anidados, etc. En el ejemplo anterior, ordenaría el rango primero por la columna Región y después por la columna Deporte.

¿Cómo?
Para obtener resultados óptimos, el rango que se ordene deberá tener rótulos de columna.

1. Haga clic en el rango que desee ordenar.
2. En el menú Datos, haga clic en Ordenar.
3. En los cuadros Ordenar por y Luego por, haga clic en las columnas que desee ordenar.
4. Seleccione otras opciones de ordenación que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.
5. Inserte los subtotales exteriores.

¿Cómo?

1. En el menú Datos, haga clic en Subtotales.
2. En el cuadro Para cada cambio en, haga clic en la columna de los subtotales exteriores. En el ejemplo anterior, haría clic en Región.
3. En el cuadro Usar función, haga clic en la función de resumen (función de resumen: tipo de cálculo que combina datos de origen en un informe de tabla dinámica o una tabla de consolidación, o cuando se insertan subtotales automáticos en una lista o base de datos. Algunos ejemplos de funciones de resumen son: Sumar, Contar y Promedio.) que desee utilizar para calcular los subtotales.
4. En el cuadro Agregar subtotal a, active la casilla de verificación correspondiente a cada columna que contenga valores cuyos subtotales desee calcular. En el ejemplo anterior, esa columna sería Ventas.
5. Si desea un salto de página automático después de cada subtotal, active la casilla de verificación Salto de página entre grupos.
6. Si desea que los subtotales aparezcan encima de las filas cuyos subtotales se han calculado en lugar de que aparezcan debajo, desactive la casilla de verificación Resumen debajo de los datos.

Inserte los subtotales anidados.
¿Cómo?

1. En el menú Datos, haga clic en Subtotales.
2. En el cuadro Para cada cambio en, haga clic en la columna de subtotales anidados. En el ejemplo anterior, esa columna sería Deporte.
3. Seleccione la función de resumen (función de resumen: tipo de cálculo que combina datos de origen en un informe de tabla dinámica o una tabla de consolidación, o cuando se insertan subtotales automáticos en una lista o base de datos. Algunos ejemplos de funciones de resumen son: Sumar, Contar y Promedio.) y otras opciones.
4. Desactive la casilla de verificación Reemplazar subtotales actuales.
5. Repita el paso anterior para más subtotales anidados, empezando desde los más exteriores.

 Insertar una fila total en una lista

1. Asegúrese de que esté activada la lista (lista: serie de filas que contienen datos relacionados o serie de filas que designa para que funcionen como hojas de datos mediante el comando Crear lista.) seleccionando una celda de la lista.
2. Haga clic en Alternar fila Total en la barra de herramientas Lista.

REFLEXION:

Nos sirven para calcular automaticamente de manera rapida y facil los subtotales y totales en general de una lista. Esta funcion se utiliza como cualquier otra, Cuando se insertan subtotales automáticos, Excel esquematiza la lista para que se puedan mostrar y ocultar las filas de detalle de cada subtotal. Con esta funcion se ralizara mas facilmete la suma de los subtotales. Para llevar a cabo esta funcion se debe ubicar en la lista, ir  a datos dar clic en subtotales y realizar lo que necesitas.

Hay que recordar que la función subtotales está diseñada para columnas de datos o rangos verticales. No está diseñada para filas de datos ni para rangos horizontales.

TABLAS DINAMICAS

  ¿QUE ES UNA TABLA DINAMICA?

 Es dinámica porque nos permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos, cambiando la presentación de los datos, visualizando o no los datos origen, etc...

 Para aquellos que tengais conocimientos de Access es lo más parecido a una consulta de referencias cruzadas, pero con más interactividad.

¿COMO CREAR UNA TABLA DINAMICA?

Veamos cómo podemos crear una tabla dinámica a partir de unos datos que ya tenemos.

Para crear una tabla dinámica, Excel nos proporciona el Asistente para tablas y gráficos dinámicos.

Supongamos que tenemos una colección de datos de los artículos del almacen con el número de referencia y el mes de compra, además sabemos la cantidad comprada y el importe del mismo.

Vamos a crear una tabla dinámica a partir de estos datos para poder examinar mejor las ventas de cada artículo en cada mes. 

Lo primero que tenemos que tener es un archivo con datos ordenados por columas, usamos un archivo que podrás bajar aquí pero puedes usar cualquier archivo que tenga configuración de los datos por columnas.
Para hacer la tabla dinámicas seguiremos los siguientes pasos:

• Seleccionar el área que contiene los datos a utilizar. En caso que hayas bajado el archivo de ejemplo selecciona todos los datos.
• Una vez seleccionados los datos, en el menú Datos seleccionas la opción Informe de tablas y gráficos dinámicos y deberá aparecer una ventana como esta:

Nota: Este ejemplo está realizado en excel 2003, en la versión 2007 se hace desde la pestaña Insertar, la opción Tabla dinámica

•  En esta ventana deberán estar seleccionadas las opciones Lista o base de datos de Microsoft Office Excel y la opción Tabla dinámica, una vez que nos aseguramos de esta selección hacemos clic en Siguiente
• A continuación aparecerá una pequeña ventana preguntándonos el rango de los datos que queremos en la tabal dinámica pero como ya los hemos seleccionado, el rango ya aparecerá en el recuadro por lo que sólo haremos clic en el botón Siguiente.
• Si no seleccionamos la tabla de datos al principio este es le momento para determinar el rango, haciendo clic en el icono Rango y seleccionanado los datos, incluyendo los títulos..
• A continuación nos preguntará donde queremos situar nuestra tabla dinámica, seleccionamos Hoja de cálculo nueva y hacemos clic en el botón Finalizar
• Con esto nuestra pantalla deberá quedar como sigue:

 

• Ahora lo que tenemos que hacer es arrastrar los campos de acuerdo a como queramos consolidar nuestra información. Para este ejemplo queremos saber cuanto se vendió de cada artículo por región por lo que de la Lista de campos de tabla dinámica arrrastramos el campo Región a donde dice Coloque los campos de columna aquí.
• Posteriormente arrastramos el campo Articulo a donde dice coloque campos de fila aquí y por último lo hacemos también con el campo Total arrastrandolo a donde dice Coloque datos aquí
• Con esto, se nos presentará un resumen de ventas por región y por artículo.

 

REFLEXIÓN: Una tabla dinámica  es el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a varios puntos de agrupación, representado como una tabla de doble entrada que nos facilita la interpretación de los datos. Las tablas dinamicas nos ayudan a comodar diferentes datos a nuestra conveniencia siempre y cuando tenga logica, podemos obtener totales, filtrar datos, ademas podemos presentar los datos, es muy sencillo de ingresar, solo siguiendo unos pasos muy simples solo hay que analizar lo que se te pide. Para realizar una tabla dinamica se debe ir al menu datos dar clic en tablas y graficos dinamicos posteriormente se desplegara un recuadro de asistente de tablas y graficos donde solo se tiene que hacer lo que uno necesite.